Mit dem richtigen Raumkonzept zu besseren Meetings

Die Klagen über die schlechte Meeting-Kultur in Unternehmen füllen nicht unbegründet Bände. Laut einer Studie von Bain & Company verschwenden Führungskräfte viel Arbeitszeit mit Besprechungen. Sie halten sich gut zwei Tage pro Woche in Meetings auf – viele davon finden nur aus Gewohnheit statt und sind oft unnötig.

In einer ähnlichen Umfrage des Personaldienstleisters OfficeTeam ist ein Viertel der Befragten der Meinung, dass mindestens jede zweite Besprechung unproduktiv oder überflüssig sei. Als Grund für das Misslingen von Sitzungen nennen sie fehlende Ziele, keine konkrete Agenda, schlechte Vorbereitung, mangelnde Gesprächsdisziplin oder fehlende Konzentration.

Besprechungsräume mit Optimierungspotenzial

Neben dem Verhalten der Sitzungsteilnehmenden hat ein Raum grossen Einfluss auf die Qualität von Meetings. Nicht jeder Raum taugt nämlich für jede Sitzung. Das grosse Sitzungszimmer mit dem meist überdimensionierten Tisch passt nur selten: Zu zweit fühlt man sich verloren, für Projekt-Meetings in kleinen Teams sind die Möbel zu starr und ersticken jegliche Inspiration. Nur für die einmal jährlich stattfindende Verwaltungsratssitzung passt die Einrichtung wie angegossen.

Tatsächlich haben Besprechungsräume beachtliches Optimierungspotenzial. Dies stellte auch das Fraunhofer Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO fest. Seine Forscher fanden heraus, dass ein positiver Zusammenhang zwischen Raum- und Meeting-Qualität besteht. Auf Basis dieser Erkenntnisse entwickelte das IAO zusammen mit Interstuhl das Tool MeetingAnalysis, mit dem sich Sitzungsbedürfnisse von Unternehmen durchleuchten lassen.

Die Büroprofis von Witzig, The Office Company setzten MeetingAnalysis als Erste in der Schweiz ein.

Sitzungsgewohnheiten analysieren

Schritt 1: Bei MeetingAnalysis steht vor der Frage nach dem Raum, die Frage nach den kommunikativen Bedürfnissen. Um sie zu ermitteln, liegt in der Analysephase während eines begrenzten Zeitraums in allen Meeting-Räumen ein Fragebogen auf. Mit dem Fragebogen gilt es herauszufinden, wer sich trifft, wie lange das Meeting dauert, was besprochen, wie visualisiert und welche Techniken eingesetzt werden.

Schritt 2: Es werden die Daten ausgewertet und die effektiven Bedürfnisse ermittelt und grafisch dargestellt. Schnell und übersichtlich sind die Besprechungstypen identifiziert, bei denen Optimierungspotenzial besteht. So fehlen häufig geeignete Orte für den Dialog, Projektbesprechungen oder Arbeitstreffen. Mit diesen Resultaten als Grundlage, weiteren Angaben zum Unternehmen und den Bedürfnissen der Mitarbeitenden lassen sich schliesslich die Sitzungszimmer planen und ausstatten.

Meetings in richtiger Atmosphäre

Die Einrichtung und die Raumaufteilung haben erheblichen Einfluss darauf, ob ein Meeting erfolgreich verläuft oder nicht. Neben dem richtigen Mobiliar und der passenden Raumaufteilung sind kleine Massnahmen hilfreich. So können beispielsweise ein paar simple Fragen zum Inhalt, den Teilnehmenden und zum Raum helfen, die Meeting-Organisation strukturierter anzugehen. Mit diesen Überlegungen entstehen unnötige Meetings erst gar nicht.

interstuhl: http://bit.ly/1hxmrcQ

Frauenhofer IAO: http://bit.ly/1MnJGmJ

WITZIG: https://www.witzig.ch/de