Büroumgebungen für effektive und effiziente Arbeit

Workplace-Management umfasst die Konzeption, Planung und Gestaltung von Arbeitsplätzen und Arbeitsumgebungen ebenso wie deren Bewirtschaftung (Unterhalt, finanzielle Steuerung, Optimierung). Der Hauptfokus liegt auf der bestmöglichen Unterstützung der Hauptaktivitäten, Strategie, Kultur und Image einer Organisation und dem effizienten Einsatz von Ressourcen (Gebäude, Räume und Services). Das Tätigkeitsfeld des Workplace-Managements geht somit deutlich über das Flächenmanagement hinaus und beinhaltet die Gestaltung der funktionalen, sensorischen und emotionalen Erfahrung in der Arbeitsumgebung.

Büroumgebung als Ressource

Die vermehrte Beachtung der Arbeitsumgebung als Ressource beruht auf der Erkenntnis, dass die Lohnkosten die Flächenkosten über den Lebenszyklus eines Bürogebäudes betrachtet um ein Vielfaches übertreffen. Die Kosten für die Gestaltung und Bewirtschaftung der Arbeitsumgebung werden deshalb als Investition in die Mitarbeitenden verstanden. Befunde aus der Forschung unterstützen diesen Ansatz. Zwischen der Bewertung der Arbeitsumgebung durch die Nutzerinnen und Nutzer und deren Arbeitsleistung, -zufriedenheit und Gesundheit bestehen substanzielle Zusammenhänge.

Oft werden die Wirkungen der Büroumgebung auf die Büroform zurückgeführt. Dabei werden Bürotypen wie Einzel-, Gruppen- und Grossraumbüros miteinander verglichen. In der Forschung zeigt sich jedoch, dass die Büroform keinen massgeblichen Einfluss auf die Ergebnisgrössen (Arbeitsleistung, -zufriedenheit und Gesundheit) hat. Vielmehr ist es die Qualität der Arbeitsräume und Arbeitsplätze, die ausschlaggebend ist. Dabei spielen sowohl die Qualität der Möblierung und die Passung der Arbeitsumgebung zu den Arbeitsaufgaben wie auch sozial-räumliche Faktoren eine wichtige Rolle. Eine zentrale Einflussgrösse sozial-räumlicher Natur ist das Ausmass an Störungen und Ablenkungen, das die Büronutzerinnen und -nutzer erleben. Die Gestaltung der Arbeitsumgebung nimmt massgeblichen Einfluss auf Störungen und Ablenkungen, die unabhängig von den Arbeitsaufgaben sind. Mitarbeitende im Büro sind bestrebt, ein optimales Niveau der Interaktion mit anderen zu erhalten. Die Regulation von sozialer Nähe und Distanz wird mit dem Fachbegriff «Privacy» beschrieben und beinhaltet beispielsweise die Kontrolle darüber, was Arbeitskollegen von eigenen Telefongesprächen mithören können, oder ob sie auf Arbeitsplätze oder Bildschirme von Kollegen schauen können. Privacy wird übereinstimmend als zentraler Prädiktor der Bürozufriedenheit angesehen. Das Fehlen von Privacy führt zu Stresserleben, da sozial-räumlich bedingte Stressoren (z.B. akustische Störungen) in der Umgebung nicht ausreichend beeinflusst werden können. Für die Regulation der Privacy sind Möglichkeiten zum Rückzug wichtiger als die Büroform als solche.

Büroakustik

Auch die Auseinandersetzung mit dem Thema Lärm und Büroakustik zeigt auf, dass der Vergleich zwischen verschiedenen Bürotypen wenig sinnvoll ist: In vielen Büros ist Lärm ein Dauerthema. Lärmbelästigungen sind dabei nicht aufgrund der Lautstärke ein Problem, die störende Wirkung von Lärm liegt vielmehr in der daraus entstehenden Unterbrechung des Arbeitsprozesses. Diese Unterbrechungen entstehen, weil Mitarbeitende angesprochen werden oder weil Gespräche von Kollegen die Aufmerksamkeit auf sich ziehen. Oft sind es jedoch gerade diese Gespräche, die einen einfachen Informationsfluss ausmachen. Der Stellenwert des Informationsaustauschs ist je nach Arbeitstätigkeit unterschiedlich wichtig. Die Diskussion um Vor- und Nachteile von Grossraumbüros ist deshalb nur im Zusammenhang mit den Arbeitsaufgaben folgerichtig.

Bürogestaltung und Organisationskultur

Neben den gestalterischen Qualitäten, die die Funktionalität der Arbeitsumgebung bestimmen, sind auch sensorische und emotionale Qualitäten der Gestaltung von Arbeitsumgebungen wichtig. Die Angemessenheit der Arbeitsumgebung ist nicht nur hinsichtlich der Arbeitsaufgaben und -prozesse und damit verbundener Nutzerbedürfnisse zu bewerten. Vielmehr sind Arbeitsumgebungen auch ein Bestandteil der Organisationskultur und tragen symbolische Botschaften, die wichtige Einflüsse auf die Arbeitsleistung haben. Hochwertig und attraktiv gestaltete Arbeitsumgebungen lassen die Mitarbeitenden Stolz erleben und drücken eine hohe Wertschätzung der Organisation gegenüber den Mitarbeitenden aus. In ähnlicher Weise drückt die rasche Reaktion auf Beschwerden in Bezug auf die Arbeitsumgebung durch das Facility beziehungsweise Workplace Management Wertschätzung aus und kann somit zum Wohlbefinden beitragen.

Auslastung von Büroarbeitsplätzen

Studien zur Auslastung von Büroarbeitsplätzen zeigen, dass die typisch aktive Benutzung der Büroarbeitsplätze weniger als 40 Prozent beträgt. Aufgrund von Sitzungen, Kundenterminen, Weiterbildungen, Home Office, Ferien und anderen Abwesenheiten bleiben viele Büroarbeitsplätze im Verlauf eines typischen Arbeitstages unbenutzt. Das gilt selbst dann, wenn kurzzeitige Abwesenheiten vom individuellen Arbeitsplatz berücksichtigt werden. Wenn also der Arbeitsplatz zwar besetzt ist, aber nicht benutzt wird. Auch in diesem Fall sind im Durchschnitt rund 45 Prozent der Arbeitsplätze unbenutzt.

Organisationen beginnen deshalb, die Zuteilung von Mitarbeitenden zu Arbeitsplätzen – wo das aufgrund der Arbeitsaufgaben und Mobilität der Mitarbeitenden sinnvoll ist – aufzuheben. Büroarbeitsplätze werden nicht mehr Einzelpersonen, sondern Personengruppen zugewiesen, die sich die einzelnen Plätze teilen (Desksharing). Dadurch kann ein Teil der Bürofläche für andere Zwecke freigespielt werden, wie beispielsweise für alternative Arbeitsszenarien (Lounge, Bibliothek, Rückzugsräume, Projekträume).

Abschied von «one size fits all»

Zeitgemässe Büroflächen sind auf die bestmögliche Unterstützung von Organisationen in Bezug auf deren Hauptaktivitäten, Kultur, Image und effizienten Einsatz von Ressourcen ausgerichtet. Die Verbindung der Unterstützung der Mitarbeitenden mit dem effizienten Einsatz von Ressourcen führt dazu, dass sich moderne Organisationen vom «One size fits all»-Ansatz der Gestaltung von Büroarbeitsplätzen verabschieden und ihre Bürowelten aktivitätsorientiert gestalten: Für verschiedene Arbeitsaktivitäten werden qualitativ unterschiedliche Büroszenarien gestaltet und den Mitarbeitenden zur Verfügung gestellt. Aufgrund der zunehmenden Mobilität der Mitarbeitenden wird dabei die feste Zuordnung von Mitarbeiter zu Arbeitsplatz aufgehoben. Die Mehrwerte, die sich durch Gestaltung, Bewirtschaftung und Betrieb der Büroumwelten realisieren lassen, müssen dabei sorgfältig auf die organisationalen Ziele, die Mitarbeitenden und die eingesetzte Technologie abgestimmt werden.

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