Une bonne conception de l'espace pour de meilleures réunions
L'idéal est que le travail détendu et l'environnement visuel s'harmonisent, que la culture d'assise vivante mène au succès, que les méthodes de travail internes se transmettent aux visiteurs externes. Vos espaces de réunion sont alors planifiés de manière optimale et créent les conditions nécessaires à des rencontres créatives.
Les plaintes concernant la mauvaise culture de réunion dans les entreprises ne sont pas sans fondement. Selon une Étude de Bain & Company les cadres perdent beaucoup de temps de travail en réunions. Ils passent deux bons jours par semaine en réunion - dont beaucoup ne sont organisées que par habitude et sont souvent inutiles.
Dans une enquête similaire menée par l'agence de recrutement OfficeTeam un quart des personnes interrogées estiment qu'au moins une réunion sur deux est improductive ou superflue. Parmi les raisons de l'échec des réunions, ils citent le manque d'objectifs, l'absence d'ordre du jour concret, la mauvaise préparation, le manque de discipline dans les discussions ou le manque de concentration.
Salles de réunion avec potentiel d'optimisation
Outre le comportement des participants à la réunion, une salle a une grande influence sur la qualité des réunions. En effet, toutes les salles ne conviennent pas à toutes les réunions. La grande salle de réunion avec une table généralement surdimensionnée ne convient que rarement : A deux, on se sent perdu, pour les réunions de projet en petites équipes, les meubles sont trop rigides et étouffent toute inspiration. Ce n'est que pour la réunion annuelle du conseil d'administration que le mobilier convient comme un gant.
En effet, les salles de réunion ont un potentiel d'optimisation considérable. C'est ce qu'a également constaté le Institut Fraunhofer pour la gestion du travail et organisation IAO a constaté. Ses chercheurs ont constaté qu'il existe un lien positif entre la qualité de l'espace et celle de la réunion. Sur la base de ces résultats, l'IAO a développé, en collaboration avec Interstuhl, l'outil MeetingAnalysis, qui permet d'analyser les besoins des entreprises en matière de réunions.
Les professionnels du bureau de Witzig, The Office Company ont été les premiers à utiliser MeetingAnalysis en Suisse.
Analyser les habitudes de réunion
Étape 1 : Dans MeetingAnalysis, la question des besoins en matière de communication précède celle de l'espace. Pour les déterminer, un questionnaire est mis à disposition dans toutes les salles de réunion pendant une période limitée au cours de la phase d'analyse. Ce questionnaire permet de déterminer qui se réunit, combien de temps dure la réunion, ce qui est discuté, comment est visualisée et quelles techniques sont utilisées.
Étape 2 : Les données sont analysées et les besoins effectifs sont déterminés et représentés graphiquement. Rapidement et clairement, les types de réunion pour lesquels il existe un potentiel d'optimisation sont identifiés. Ainsi, il manque souvent des lieux appropriés pour le dialogue, les réunions de projet ou les réunions de travail. Avec ces résultats comme base, d'autres informations sur l'entreprise et les besoins des collaborateurs, il est finalement possible de planifier et d'équiper les salles de réunion.
Réunions dans une atmosphère adéquate
L'ameublement et l'aménagement de l'espace ont une influence considérable sur la réussite ou l'échec d'une réunion. En plus d'un mobilier et d'une disposition de l'espace appropriés, de petites mesures peuvent être utiles. Par exemple, quelques questions simples sur le contenu, les participants et la salle peuvent aider à aborder l'organisation de la réunion de manière plus structurée. Ces réflexions permettent d'éviter les réunions inutiles.
interstuhl : http://bit.ly/1hxmrcQ
Frauenhofer IAO : http://bit.ly/1MnJGmJ
BIEN-ÊTRE https://www.witzig.ch/de
