Des environnements de bureau pour un travail efficace et efficient

La gestion de l'espace de travail comprend la conception, la planification et l'aménagement des postes et des environnements de travail, ainsi que leur gestion (entretien, gestion financière, optimisation). L'accent est mis sur le meilleur soutien possible des activités principales, de la stratégie, de la culture et de l'image d'une organisation ainsi que sur l'utilisation efficace des ressources (bâtiments, locaux et services). Le champ d'activité de la gestion de l'espace de travail va donc bien au-delà de la gestion des surfaces et comprend la conception de l'expérience fonctionnelle, sensorielle et émotionnelle dans l'environnement de travail.

L'environnement de bureau comme ressource

L'attention accrue portée à l'environnement de travail en tant que ressource repose sur la constatation que les coûts salariaux dépassent de plusieurs fois les coûts de surface considérés sur le cycle de vie d'un immeuble de bureaux. Les coûts d'aménagement et de gestion de l'environnement de travail sont donc considérés comme un investissement dans les collaborateurs. Les résultats de la recherche soutiennent cette approche. Il existe des liens substantiels entre l'évaluation de l'environnement de travail par les utilisateurs et leur performance, leur satisfaction et leur santé au travail.

Les effets de l'environnement de bureau sont souvent attribués à la forme du bureau. On compare alors des types de bureaux tels que les bureaux individuels, les bureaux de groupe et les bureaux paysagers. La recherche montre toutefois que la forme du bureau n'a pas d'influence déterminante sur les résultats (performance, satisfaction et santé). C'est plutôt la qualité des espaces de travail et des postes de travail qui est déterminante. La qualité de l'ameublement et l'adéquation de l'environnement de travail avec les tâches jouent un rôle important, tout comme les facteurs socio-spatiaux. Un facteur d'influence central de nature socio-spatiale est le degré de perturbations et de distractions vécues par les utilisateurs de bureaux. L'aménagement de l'environnement de travail a une influence déterminante sur les perturbations et les distractions, qui sont indépendantes des tâches professionnelles. Les collaborateurs au bureau s'efforcent de maintenir un niveau optimal d'interaction avec les autres. La régulation de la proximité et de la distance sociales est décrite par le terme technique "privacy" et comprend par exemple le contrôle de ce que les collègues de travail peuvent entendre de leurs propres conversations téléphoniques ou s'ils peuvent regarder les postes de travail ou les écrans de leurs collègues. Le respect de la vie privée est unanimement considéré comme un prédicteur central de la satisfaction au bureau. L'absence de privacy conduit à un vécu de stress, car les facteurs de stress socio-spatiaux (p. ex. les perturbations acoustiques) ne peuvent pas être suffisamment influencés dans l'environnement. Pour la régulation de l'intimité, les possibilités de se retirer sont plus importantes que la forme du bureau en tant que telle.

Acoustique au bureau

L'étude du thème du bruit et de l'acoustique des bureaux montre également que la comparaison entre différents types de bureaux n'a pas beaucoup de sens : Dans de nombreux bureaux, le bruit est un sujet récurrent. Les nuisances sonores ne sont pas un problème en raison de leur volume, l'effet dérangeant du bruit réside plutôt dans l'interruption du processus de travail qui en résulte. Ces interruptions surviennent parce que les collaborateurs sont interpellés ou parce que les conversations des collègues attirent l'attention. Or, ce sont souvent ces conversations qui constituent un simple flux d'informations. L'importance de l'échange d'informations varie en fonction de l'activité professionnelle. La discussion sur les avantages et les inconvénients des bureaux paysagers n'est donc logique qu'en relation avec les tâches de travail.

Conception des bureaux et culture organisationnelle

Outre les qualités de conception qui déterminent la fonctionnalité de l'environnement de travail, les qualités sensorielles et émotionnelles de la conception des environnements de travail sont également importantes. L'adéquation de l'environnement de travail ne doit pas être évaluée uniquement en fonction des tâches et des processus de travail et des besoins des utilisateurs qui y sont liés. Les environnements de travail font également partie intégrante de la culture organisationnelle et véhiculent des messages symboliques qui ont une influence importante sur les performances professionnelles. Des environnements de travail de qualité et attrayants font naître un sentiment de fierté chez les collaborateurs et expriment une grande estime de l'organisation à leur égard. De la même manière, la réaction rapide aux plaintes concernant l'environnement de travail par le Facility ou le Workplace Management exprime l'estime et peut ainsi contribuer au bien-être.

Taux d'occupation des postes de travail de bureau

Des études sur l'utilisation des postes de travail de bureau montrent que l'utilisation active typique des postes de travail de bureau est inférieure à 40%. En raison de réunions, de rendez-vous avec des clients, de formations continues, de travail à domicile, de vacances et d'autres absences, de nombreux postes de travail de bureau restent inutilisés au cours d'une journée de travail typique. Cela vaut même si l'on tient compte des absences de courte durée du poste de travail individuel. C'est-à-dire lorsque le poste de travail est occupé, mais pas utilisé. Même dans ce cas, environ 45 % des postes de travail sont inutilisés en moyenne.

Les organisations commencent donc à supprimer l'affectation des collaborateurs à des postes de travail - lorsque cela s'avère judicieux en raison des tâches à accomplir et de la mobilité des collaborateurs. Les postes de travail de bureau ne sont plus attribués à des personnes individuelles, mais à des groupes de personnes qui se partagent les différentes places (desksharing). Cela permet de libérer une partie de l'espace de bureau à d'autres fins, comme par exemple pour des scénarios de travail alternatifs (lounge, bibliothèque, salles de retrait, salles de projet).

Adieu au "one size fits all

Les espaces de bureau contemporains sont conçus pour soutenir au mieux les organisations en ce qui concerne leurs activités principales, leur culture, leur image et l'utilisation efficace des ressources. En associant le soutien des collaborateurs à l'utilisation efficace des ressources, les organisations modernes abandonnent l'approche "one size fits all" de la conception des espaces de travail de bureau et conçoivent leurs environnements de bureau en fonction des activités : Des scénarios de bureau qualitativement différents sont conçus pour différentes activités de travail et mis à la disposition des collaborateurs. En raison de la mobilité croissante des collaborateurs, l'affectation fixe d'un collaborateur à un poste de travail est supprimée. Les plus-values qui peuvent être réalisées par la conception, la gestion et l'exploitation des environnements de bureau doivent être soigneusement adaptées aux objectifs organisationnels, aux collaborateurs et à la technologie utilisée.

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