Les facility managers font tourner l'entreprise

Jusqu'à présent, il n'existe guère de définition claire et généralement reconnue de ce domaine d'activité. Car les facility managers travaillent sur un vaste terrain. Ils sont à la fois commerçants, techniciens, artisans et organisateurs. Souvent, ils servent aussi de médiateurs entre les fronts - et sont pour ainsi dire la bonne âme des entreprises. Ils s'occupent aussi bien de la construction et de la location de biens immobiliers que de la planification des surfaces nécessaires à l'entreprise et de l'équipement des postes de travail. C'est sur leur table que passent les accords et les contrats avec les services de nettoyage, de restauration et de surveillance.

"Les facility managers ne sont pas des concierges nobles", confirme Susanne Baumann, la présidente de l'association professionnelle fmpro.

"Les facility managers ne sont pas des concierges nobles", affirme-t-il. Susanne Baumann, la présidente de l'association professionnelle fmpro. Les tâches requises aujourd'hui pour un facility manager ne cessent d'augmenter. Ils intègrent en outre des spécialistes de l'entreprise et de l'exploitation dans les travaux toujours plus importants et plus complexes. Et pour tout cela, ils veillent aux dispositions légales, aux directives d'exploitation et de sécurité et agissent selon les principes suivants : Optimisation des coûts et efficacité des coûts. Susanne Baumann ajoute : "Un FM efficace est toujours payant pour les entreprises, puisque près de 80% des coûts d'un bien immobilier sont générés durant la phase d'utilisation".

Concentrer les forces du FM

Le marché du Facility Management est estimé à dix milliards de francs dans notre pays. Les conseils des professionnels du FM sont également de plus en plus demandés pour l'évaluation des coûts du cycle de vie des biens immobiliers. Ces coûts sont élevés, notamment en ce qui concerne les frais de nettoyage, de surveillance et d'entretien, et constituent un thème central pour les principales associations professionnelles IFMA Suisse, FM Media AG, fmpro et SVIT FM Suisse. Selon les spécialistes du FM, des structures de processus toujours manquantes et des responsabilités imprécises, voire inexistantes, contribuent à une augmentation inutile des coûts. De nombreux prestataires de services FM ne sont pas de cet avis et voient eux-mêmes leur avenir comme celui de prestataires de services complets. Toutefois, il est évident que les prestataires de services individuels restent très demandés et dominent le marché.

Ainsi, de nombreuses PME ainsi que le plus grand et le plus important groupe immobilier, les propriétaires privés, sont inquiets quant à la stratégie et à la procédure à suivre. Le professeur Hans-Rudolf Schalcher du Institut de planification et d'exploitation de la construction de l'EPF Zurich signale depuis longtemps le manque de bases de décision permettant d'analyser et d'évaluer à un coût raisonnable la rentabilité et les risques de différentes stratégies de rénovation et d'assainissement des bâtiments d'habitation. En revanche, de nombreux investisseurs professionnels et propriétaires immobiliers disposent de leurs propres instruments. Ils disposent pour cela des ressources professionnelles et personnelles nécessaires.

Ouvrage de référence pour la gestion immobilière

En collaboration avec la Haute école zurichoise de sciences appliquées (ZHAW) le professeur Schalcher a lancé un projet dans ce sens. Il a constaté qu'il n'existait pas jusqu'à présent de solutions cohérentes sur le plan méthodologique et reposant sur des bases scientifiques, qui associent les approches techniques et écologiques à la faisabilité financière des concepts de conservation et de rénovation intégrales des bâtiments. Une contribution précieuse à cette problématique a été apportée par le manuel publié il y a quelques années pour "Gestion de l'immobilier". L'éditeur de cet ouvrage de référence de 600 pages est la "Chambre des conseillers indépendants en maîtrise d'ouvrage" (KUB) du site Association suisse de l'économie immobilière SVIT en collaboration avec la EPF Zurich. En raison de son traitement global et de sa prise en compte de l'ensemble du cycle de vie des biens immobiliers, il se distingue des autres manuels et devrait même être unique à cet égard.

Il s'est donc passé récemment des choses décisives dans ce secteur. Depuis des années, une planification intégrée de la gestion ultérieure des biens immobiliers est exigée dès la phase de projet. Malgré cela, les préoccupations liées au FM continuent de vivre une existence misérable dans la phase de planification et d'exécution. Elles sont rarement prises en compte et intégrées dans l'ensemble du processus de planification de la construction. C'est confirmé depuis longtemps : Une fois qu'un bien immobilier a pris en charge sa mission et sa fonction, les coûts d'exploitation et "l'environnement" ne peuvent plus être influencés que de manière insignifiante. Une planification FM complète et précoce dans les domaines de la construction & de la technique est aujourd'hui indispensable. C'est pourquoi le Société suisse des ingénieurs et des architectes (SIA) s'est penché sur cette problématique et a élaboré un document normatif : Recommandation SIA 113 "Planification et réalisation de constructions conformes au FM"..

Guide pratique et modèle d'appel d'offres FM

Les meilleurs ouvrages de base, normes et recommandations ne servent pas à grand-chose si les principes et les prestations exigés et formulés ne peuvent pas faire l'objet d'un appel d'offres et être mis en œuvre de manière adéquate. IFMA Suisse, l'une des principales associations professionnelles du FM, a créé avec le CRB (Centre suisse d'études pour la rationalisation de la construction) et d'autres partenaires du projet ont élaboré un guide pratique pour la recommandation SIA 113. Le guide "Planungs- und baubegleitendes Facility Management, pbFM" reprend les directives conformes à la norme et donne des instructions concrètes et pratiques pour la mise en œuvre des nombreuses tâches de FM. Les maîtres d'ouvrage sont soutenus par le guide pratique dès la commande des prestations de planification et de suivi de chantier. Les fournisseurs de prestations disposent d'une base pratique grâce à des outils et des exemples.

Le déjà connu Modèle de processus/prestations ProLeMo ainsi que le Modèle d'appel d'offres Facility Management AM-FM des associations professionnelles et organisations susmentionnées constituent les éléments de base du Catalogue des articles normalisés "CAN Facility Management Ainsi, il est enfin possible de décrire, de calculer et de facturer des prestations sur l'ensemble du cycle de vie d'un bien immobilier, donc également dans la phase si importante de la gestion. Le CAN FM se compose de quatre parties : Dispositions particulières, Remarques préliminaires, Descriptions de prestations et Formulaires. Les descriptions de prestations sont rassemblées en trois groupes de chapitres : Processus stratégiques, Processus de pilotage et Processus opérationnels. Le chapitre Processus opérationnels constitue la partie principale du nouveau PCN et est divisé en sous-chapitres comme suit : Création et conservation, Processus commerciaux, Exploitation et maintenance et Services.

"Le CAN Facility Management est principalement axé sur ces grands acteurs et gestionnaires en raison des grands partenaires (payants) du projet, comme par exemple ETH Immobilien, Infra Post AG, Armasuisse Immobilien, Axpo, Implenia, Halter Immobilien, etc.". Karl Liechti, chef de projet CRB

Ne convient pas aux PME

Les PME et les petites entreprises peuvent-elles enfin planifier, mettre au concours et réaliser un FM sur mesure pour leur entreprise ? Une demande auprès du chef de projet CRB Karl Liechti apporte la désillusion : "En raison des grands partenaires (payants) du projet, comme par exemple ETH Immobilien, Infra Post AG, Armasuisse Immobilien, Axpo, Implenia, Halter Immobilien, le CAN Facility Management est principalement axé sur ces grands acteurs et gestionnaires". Un regroupement ultérieur avec des simplifications pour les PME est prévu. En guise de conclusion, on peut dresser un bilan : Le plus grand et le plus important groupe immobilier est pour ainsi dire tout simplement laissé de côté - c'est dommage.