Ambienti d'ufficio per un lavoro efficace ed efficiente

La gestione dei luoghi di lavoro comprende la concezione, la pianificazione e la progettazione di luoghi e ambienti di lavoro, nonché la loro gestione (manutenzione, controllo finanziario, ottimizzazione). L'obiettivo principale è il miglior supporto possibile delle attività principali, della strategia, della cultura e dell'immagine di un'organizzazione e l'uso efficiente delle risorse (edifici, spazi e servizi). Il campo di attività della gestione del posto di lavoro va quindi chiaramente oltre la gestione dello spazio e comprende la progettazione dell'esperienza funzionale, sensoriale ed emotiva nell'ambiente di lavoro.

L'ambiente dell'ufficio come risorsa

La maggiore attenzione all'ambiente di lavoro come risorsa si basa sulla constatazione che i costi salariali superano i costi dello spazio molte volte durante il ciclo di vita di un edificio per uffici. I costi per la progettazione e la gestione dell'ambiente di lavoro sono quindi intesi come un investimento nei dipendenti. I risultati della ricerca sostengono questo approccio. Ci sono correlazioni sostanziali tra la valutazione dell'ambiente di lavoro da parte degli utenti e le loro prestazioni lavorative, la soddisfazione e la salute.

Gli effetti dell'ambiente dell'ufficio sono spesso attribuiti alla forma dell'ufficio. I tipi di ufficio come gli uffici individuali, di gruppo e open space sono confrontati tra loro. Tuttavia, la ricerca mostra che il tipo di ufficio non ha un'influenza significativa sulle variabili di risultato (prestazioni lavorative, soddisfazione e salute). Piuttosto, è la qualità degli spazi e dei posti di lavoro ad essere decisiva. La qualità dei mobili e l'adattamento dell'ambiente di lavoro ai compiti lavorativi, così come i fattori socio-spaziali, giocano un ruolo importante. Un fattore centrale di influenza di natura socio-spaziale è l'entità dei disturbi e delle distrazioni sperimentate dagli utenti dell'ufficio. La progettazione dell'ambiente di lavoro ha un'influenza significativa sui disturbi e le distrazioni che sono indipendenti dai compiti lavorativi. Chi lavora in ufficio si sforza di mantenere un livello ottimale di interazione con gli altri. La regolazione della vicinanza e della distanza sociale è descritta con il termine tecnico "privacy" e include, per esempio, il controllo di ciò che i colleghi di lavoro possono ascoltare dalle proprie conversazioni telefoniche o se possono guardare le postazioni o gli schermi dei colleghi. La privacy è costantemente vista come un fattore chiave per la soddisfazione dell'ufficio. La mancanza di privacy porta allo stress, dato che i fattori di stress socio-spaziali (per esempio i disturbi acustici) nell'ambiente non possono essere sufficientemente influenzati. Per la regolamentazione della privacy, le opportunità di ritiro sono più importanti della forma dell'ufficio in quanto tale.

Acustica dell'ufficio

La discussione sul tema del rumore e dell'acustica degli uffici mostra anche che il confronto tra diversi tipi di uffici non è molto significativo: Il rumore è un problema costante in molti uffici. L'inquinamento acustico non è un problema a causa del volume, l'effetto disturbante del rumore è piuttosto la conseguente interruzione del processo di lavoro. Queste interruzioni si verificano perché si parla con i dipendenti o perché le conversazioni tra colleghi attirano l'attenzione. Spesso, però, sono proprio queste conversazioni a costituire un semplice flusso di informazioni. L'importanza dello scambio di informazioni varia a seconda dell'attività lavorativa. La discussione sui vantaggi e gli svantaggi degli uffici open space è quindi solo logica in relazione ai compiti lavorativi.

Design dell'ufficio e cultura organizzativa

Oltre alle qualità di design che determinano la funzionalità dell'ambiente di lavoro, sono importanti anche le qualità sensoriali ed emotive del design degli ambienti di lavoro. L'adeguatezza dell'ambiente di lavoro non deve essere valutata solo in termini di compiti e processi lavorativi e relative esigenze degli utenti. Piuttosto, gli ambienti di lavoro sono anche una componente della cultura organizzativa e portano messaggi simbolici che hanno importanti influenze sulla performance lavorativa. Ambienti di lavoro di alta qualità e progettati in modo attraente permettono ai dipendenti di provare orgoglio e di esprimere un alto apprezzamento dell'organizzazione verso i suoi dipendenti. Allo stesso modo, la pronta risposta alle lamentele sull'ambiente di lavoro da parte della direzione della struttura o del luogo di lavoro esprime apprezzamento e può quindi contribuire al benessere.

Utilizzo delle postazioni di lavoro in ufficio

Gli studi sull'utilizzo delle postazioni di lavoro in ufficio mostrano che il tipico uso attivo delle postazioni di lavoro in ufficio è inferiore al 40%. A causa di riunioni, appuntamenti con i clienti, formazione continua, home office, vacanze e altre assenze, molte postazioni di lavoro in ufficio rimangono inutilizzate nel corso di una tipica giornata lavorativa. Questo è vero anche quando si prendono in considerazione le assenze a breve termine dal posto di lavoro individuale. In altre parole, quando il posto di lavoro è occupato ma non utilizzato. Anche in questo caso, in media circa il 45% delle stazioni di lavoro sono inutilizzate.

Le organizzazioni stanno quindi iniziando a rimuovere l'assegnazione dei dipendenti alle stazioni di lavoro - dove questo ha senso a causa dei compiti di lavoro e della mobilità dei dipendenti. Le postazioni di lavoro in ufficio non sono più assegnate a individui, ma a gruppi di persone che condividono gli spazi individuali (desk sharing). Questo permette di liberare parte dello spazio dell'ufficio per altri scopi, come scenari di lavoro alternativi (lounge, biblioteca, sale per ritiri, sale per progetti).

Addio alla "taglia unica

Gli spazi per uffici contemporanei sono progettati per supportare al meglio le organizzazioni in termini di attività principali, cultura, immagine e uso efficiente delle risorse. Combinare il supporto dei dipendenti con l'uso efficiente delle risorse porta le organizzazioni moderne ad allontanarsi dall'approccio "one size fits all" alla progettazione dei posti di lavoro in ufficio e a progettare i loro ambienti di ufficio per essere orientati alle attività: Scenari d'ufficio qualitativamente diversi sono progettati per diverse attività lavorative e messi a disposizione dei dipendenti. A causa della crescente mobilità dei dipendenti, l'assegnazione fissa dei dipendenti ai posti di lavoro è abolita. Il valore aggiunto che può essere realizzato attraverso la progettazione, la gestione e il funzionamento degli ambienti di ufficio deve essere attentamente coordinato con gli obiettivi organizzativi, i dipendenti e la tecnologia utilizzata.

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